Mengenal Sistem Procurement dan Proses Didalamnya

Mengenal Sistem Procurement dan Proses Didalamnya

Daftar isi: [Tampil]
Memiliki arti sebagai pengadaan barang, Procurement pada dasarnya memegang peran penting dalam menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Pengertian Procurement adalah proses pengadaan produk yang dibutuhkan perusahaan dengan harga terbaik dan sesuai dengan kualitas maupun kualitas dari barang yang ditawarkannya tersebut.

Sistem dan proses procurement
Sistem dan proses procurement

Proses dalam Procurement terdiri dari berbagai aktifitas, antara lain seperti pemesanan, pemilihan vendor, penentuan pembayaran, penyeleksian barang, kontrak, dan pembelian barang. Sistem Procurement butuh koordinasi para pekerja untuk mengurusi berkas – berkas yang diperlukan, seperti purchase order, invoice, kontrak, pengiriman, penerimaan, dan lain sebagainya.

Mengenal Sistem Procurement

Secara umum, Procurement diartikan sebagai proses kegiatan pengadaan barang untuk kebutuhan atau pasokan barang dibawah kontrak langsung untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Procurement bisa mempengaruhi keseluruhan proses arus barang, sebab memang menjadi bagian terpenting dalam proses tersebut. Barang yang dimaksudkan di sini adalah barang yang secara penggunaannya terkait dengan kepentingan masyarakat, baik kelompok, umum, atau individual.

Kembali ke pokok pembahasan di awal, berikut adalah sistem Procurement yang harus Anda tahu.

Identifikasi kebutuhan

Dalam sistem Procurement yang pertama ini akan dilakukan penentuan barang apa saja yang dibutuhkan perusahaan. Oleh karenanya pihak perusahaan harus menentukan apa yang akan dibeli dan menentukan budget yang dibutuhkan untuk pengadaan barang. Untuk memastikan barang apa saja yang dibutuhkan, pihak perusahaan pastinya butuh formulir dan menghitungnya secara manual.

Penyetujuan

Ini adalah proses verifikasi dari supplier atau vendor mana barang yang dibutuhkan tersebut akan dibeli. Proses penyetujuan pengadaan barang dalam Procurement tentunya butuh waktu untuk menyediaan kertas yang perlu ditanda tangani. Untungnya sekarang sudah ada software atau aplikasi procurement khusus yang akan memudahkan perusahaan untuk melakukan proses penyetujuan tersebut.

Pemesanan

Sistem pada Procurement juga memungkinkan untuk memproses pemesanan. Dimana dalam sistem ini pemesanan barang akan dilakukan secara otomatis sesuai jenis barang dan kuantitas barang yang dipesan. Namun meskipun demikian pastikan untuk terlebih dulu melakukan koordinasi dengan bidang keuangan untuk melakukan pemesanan dengan baik.

Penelusuran

Setelah dilakukan proses pemesanan dalam sistem Procurement, maka bisa pula dilakukan proses penelusuran. Tujuannya, agar pihak perusahaan bisa mengetahui keberadaan barang yang dipesan tersebut. Hal ini terjadi karena ada data real time dari vendor.

Pembayaran

Procurement yang invoice validnya harus diberikan secara tatap muka, sehingga yang demikian tersebut dapat menghindarkan pihak perusahaan dari hal – hal yang tak diinginkan. Namun meskipun demikian, pihak pengadaan barang harus menyimpan bukti pembayaran dengan sebaik mungkin.

Pembuatan laporan

Terakhir adalah pembuatan laporan untuk mendokumentasikan semua data – data penting dalam pengadaan barang. Analisis dalam hal ini dilakukan dengan data – data yang tersimpan. Selain mengenai data seputar pengadaan barang juga laporan tentang karyawan, departemen, dan vendor yang terlibat. Sehingga yang demikian akan memudahkan pihak perusahaan dalam melakukan penilaian – penilaian pihak – pihak tersebut.

Terlepas dari hal tersebut, berdasarkan tujuan dari penggunaan barang kegiatan Procurement sendiri dibagi menjadi dua kategori, yakni pengadaan langsung dan tak langsung.

  • Pengadaan langsung atau direct production related Procurement. Ini merupakan kegiatan pembelian bahan baku atau barang jadi yang berakibar langsung terhadap proses produksi. 
  • Pengadaan tak langsung atau non production related Procurement. Ini adalah pengadaan secara tak langsung yang mempengaruhi operasional sebuah perusahaan. Biaya yang dikeluarkan relatif lebih kecil dan tidak dilakukan secara rutin.

Demikian informasi yang bisa kami bagikan tentang mengenal sistem Procurement. Semoga informasinya bermanfaat.

Post a Comment

0 Comments